Candidate Data Protection Privacy Notice / Avis de confidentialité pour la protection des données du candidat

Introduction
We are committed to being transparent about how we collect and use your personal data as part of our recruitment process. This privacy notice is being provided to you as you are applying to work with Outpost VFX Ltd as a team member, intern, apprentice or contractor.

Outpost VFX is a ‘data controller’ which means we are responsible for deciding how we collect, hold and use personal data about you.

Data Protection Principles
We process personal data in accordance with data protection principles, which means that your data will be:
• used lawfully, fairly and in a transparent way
• collected only for the purposes that we have explained to you
• relevant to the purposes we have told you about
• accurate and kept up to date
• kept only as long as necessary for the purposes we have told you about
• kept securely.

Collection of personal data
We may collect, store and use information you provide on your CV, as part of your interview, during any testing plus any other information you provide us with as part of your job application.
We may also collect personal information from the following sources:
• recruitment agencies we work with
• your named referees
• data you have made publicly available on LinkedIn.
How we use your personal data
We will use the personal data we collect about you to:
• assess your skills, qualifications, and suitability for the role you are applying for
• carry out background and reference checks, where applicable
• communicate with you about the recruitment process
• if your application is unsuccessful we may wish to retain your information so we can let you know about any alternative roles that we think you may be suitable for
• keep records related to our recruitment processes
• comply with legal or regulatory requirements.
Sharing your data
We will not share your personal data with any third parties for the purposes of processing your application.

Data security
We take the security of personal data seriously and as such have internal policies and controls in place to protect personal data against loss, accidental destruction, misuse or disclosure, and to ensure that data is not accessed, except by employees, contractors and other third parties who have a business need to know. They will only process your personal data on our instructions, and they are subject to a duty of confidentiality. We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

Retention of your personal data
We will retain your personal data for a period of six (6) months after we have communicated our decision to you about whether to appoint or engage you. We retain your personal data for that period so that we can show, in the event of a legal claim, that we have not discriminated against candidates on prohibited grounds and that we have conducted the recruitment exercise in a fair and transparent way. After this period, we will securely destroy your personal data in accordance with applicable laws and regulations. If we wish to retain your personal data on file, on the basis that a further opportunity may arise in future and we may wish to consider you for that, we will write to you separately, seeking your consent to retain your personal data for a fixed period on that basis.

Individual rights
Under certain circumstances, by law you have the right to:
• make a data subject access request which enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it
• request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate information we hold about you corrected
• request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal data where you have exercised your right to object to processing
• object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground. You also have the right to object where we are processing your personal data for direct marketing purposes
• request the restriction of processing of your personal data
• request the transfer of your personal data to another party in an accessible digital format.
If you want to review, verify, correct or request erasure of your personal data, object to the processing of your personal data, or request that we transfer a copy of your personal information to another party, please email [email protected]

Introduction
Nous nous engageons à être transparents quant à la manière dont nous recueillons et utilisons vos données personnelles dans le cadre de notre processus de recrutement. Cet avis de confidentialité vous est offert puisque vous postulez pour travailler chez Outpost VFX Ltd, en tant que membre d’équipe, stagiaire ou entrepreneur.

Outpost VFX est un « contrôleur de données », ce qui signifie que nous sommes responsables de décider comment nous recueillons, conservons et utilisons vos données personnelles.

Principes de la protection des données
Nous traitons les données personnelles conformément aux principes de la protection des données, ce qui signifie que vos données seront :
• utilisés de manière légale, juste et transparente
• recueillies uniquement aux fins que nous vous avons expliquées
• pertinentes aux fins pour lesquelles nous vous en avons parlé
• précises et à jour
• conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins dont nous vous avons parlé
• conservées de manière sécuritaire.

Collecte de données personnelles
Nous pouvons recueillir, conserver et utiliser les informations que vous fournissez sur votre CV, dans le cadre de votre entretien, lors d’un test ou toute autre information que vous nous fournirez dans le cadre de votre candidature.
Nous pouvons aussi recueillir de l’information personnelle à partir des sources suivantes :
• les agences de recrutement avec lesquelles nous travaillons
• vos référents
• vos données partagées publiquement sur LinkedIn.
Comment nous utilisons vos données personnelles
Nous utiliserons les données personnelles que nous recueillons pour :
• évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper ce poste
• faire une vérification des antécédents et des référents, au besoin
• communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement
• si votre candidature n’est pas retenue, nous pourrions conserver vos renseignements afin de vous informer de tout autre poste qui pourrait vous convenir
• conserver des dossiers relatifs à nos processus de recrutement
• se conformer aux exigences légales et réglementaires.
Partage des données
Nous ne partagerons pas vos données personnelles avec des tiers dans le but de traiter votre candidature.

Sécurité des données
Nous prenons au sérieux la sécurité des données personnelles et c’est pourquoi nous avons mis en place des politiques et des contrôles internes pour protéger les données personnelles contre la perte, la destruction accidentelle, la mauvaise utilisation ou la divulgation, et pour assurer que les données ne seront accessibles que pour les employés, les entrepreneurs et les autres tiers qui doivent les connaître pour des raisons professionnelles. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et seront soumis à une clause de confidentialité. Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute atteinte à la sécurité des données et nous vous aviserons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une atteinte présumée lorsque la loi nous y oblige.

Conservation de vos données personnelles
Nous conserverons vos données personnelles pendant une période de six (6) mois après vous avoir communiqué notre décision quant à votre candidature. Nous conserverons vos données personnelles pendant cette période pour montrer, en cas de réclamation, que nous n’avons commis aucune discrimination contre les candidats pour des motifs interdits et que nous avons effectué le recrutement de manière juste et transparente. Après cette période, nous détruirons vos données personnelles de manière sécuritaire conformément aux lois et réglementations applicables. Si nous souhaitons conserver vos données personnelles, dans le cas où une autre occasion qui vous conviendrait pourrait se présenter, nous vous écrirons séparément pour obtenir votre consentement à conserver vos données personnelles pendant une période précise.

Droits individuels
Dans certaines conditions, la loi vous donne le droit de :
• faire une demande d’accès aux données, ce qui vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous avons conservé à votre sujet et de vérifier que nous la traitons de manière légale
• demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de corriger des renseignements incomplets ou erronés à votre sujet
• demander d’effacer vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsqu’il n’y a aucune raison valable de continuer à les traiter. Vous avez aussi le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsque vous exercez votre droit d’opposition au traitement
• s’opposer au traitement de vos données personnelles dans notre intérêt (ou celui d’un tiers) ou si votre situation particulière vous donne le droit de vous opposer au traitement. Vous avez aussi le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing
• restreindre le traitement de vos données personnelles
• demander le transfert de vos données personnelles à un autre tiers dans un format numérique accessible.
Si vous voulez réviser, vérifier, corriger ou demander la suppression de vos données personnelles, vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles ou demander le transfert d’une copie de vos données personnelles à un autre tiers, veuillez écrire un courriel au [email protected].